Apa itu dokumen sensitif? Dokumen sensitif merupakan dokumen yang terkandung maklumat personal dan rahsia yang mana perlu meminta keizinan daripada pemilik maklumat tersebut untuk didedahkan.
Disini ada beberapa tips yang dapat dikongsikan daripada website yang popular menjadi rujukan bagi orang ramai iaitu recordnation.com yang berkogsi mengenai tips mengurus dokumen bagi tujuan mendapatkan semula maklumat penting.
Memahami undang-undang dan etika
Sebagai sebuah perniagaan, kita mempunyai tanggungjawab untuk melindungi maklumat peribadi pelanggan. Kita perlu untuk melindungi apa-apa maklumat kad kredit yang kita dapat daripada pelanggan.
Sebagai contoh yang jelas, jika anda seorang “medical office” anda akan terikat dengan undang-undang Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA). Anda juga perlu melatih pekerja-pekerja dibawah seliaan anda untuk melindungi maklumat-maklumat seperti dinyatakan dalam undang-undang HIPAA.
Walaupun ini mungkin tidak menjadi aspek utama dalam pengurusan dokumen yang anda fikirkan, tetapi ia merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam membantu anda menguruskan perniagaan anda secara efektif.
Oleh itu, kita perlu menyimpan rekod-rekod dengan baik dan berhati-hati dalam mengendalikan rekod seperti maklumat cukai dan untuk melindungi diri apabila kita menandatangani sesebuah kontrak, tetapi perlu ingat bahawa ia mungkin sama penting dengan anda menyimpan maklumat ini dengan selamat.
Melindungi Dokumen “paper based”
Apabila kita berurusan dengan rekod dan maklumat daripada jenis kertas kita perlu berhati-hati agar maklumat dan data-data tersebut terjaga dan terpelihara dengan baik. Maklumat tersebut perlu dijaga dengan baik agar terpelihara daripada pencuri, dan pekerja yang ingin sabotaj syarikat sendiri.
Tempat penyimpanan dokumen perlu strategik, dan sukar untuk di akses oleh orang yang tidak sepatutnya. Selain itu, organisasi perlu sediakan ruang atau bilik khas untuk menyimpan dokumen-dokumen syarikat.
Dokumen-dokumen yang original perlu dibuat beberapa salinan dan di “file” mengikut kepentingan, tempat beserta tajuk. File perlu di label mengikut tajuk dan juga nombor siri setiap file yang berkaitan yang telah ditetapkan agar mudahkan proses pencarian dan dapatan semula dokumen.
Melindungi Dokumen Berbentuk Digital
Sangat penting untuk kita lindungi maklumat yang disimpan secara digital. Menurut website recordnation.com semakin banyak perniagaan dan perkara yang ditukar kepada bentuk digital rekod, maka makin mudah bagi pencuri maklumat menggodam sistem kita untuk dapatkan apa yang mereka mahukan.
Sebagai contoh, apa yang terjadi kepada ATM Bank Islam yang pernah digodam. fakta munurut sumber daripada melvister.com menyatakan ATM di Shah Alam; 29 Sept; mencatat kerugian sebanyak RM116,000 yang melibatkan beberapa buah mesin ATM dari bank yang berbeza.
Pada tahun 2014, melibatkan kes Affin Bank dan tiga lagi bank telah digodam dan mengalami kerugian hampir 3 juta, (utusan online.com, 2014). Jadi kita perlu memantauu maklumat, rekod dan dokumen yang dibawa pulang oleh pekerja.
Menggunakan sistem security yang dapat melindungi dokumen digital yang kita ada. Contoh, data encription. Di samping, membuat “backup” dengan menyimpan maklumat serta dokumen ke dalam thumb drive, hard disk atau personal cloud storage.
Ini merupakan salah satu pilihan untuk “backup” data yang di perlukan menggunakan personal cloud storage. Kami sangat sarankan jika anda perlukan untuk melindungi maklumat penting. Sila klik gambar di bawah untuk terus melihat fungsi dan harga.
Pelupusan Dokumen
Sebarang dokumen yang tidak diperlukan lagi penggunaannya perlu dilupuskan dan dokumen-dokumen yang sampai tahap masa untuk dilupuskan perlu dilupuskan. Kita perlu guna cara yang efektif dan selamat untuk melupuskan dokumen-dokumen syarikat.
Terutama dokumen yang bersifat sensitif dan sulit. Antara caranya ialah padam semua maklumat personal sebelum kita buang. Selain itu, untuk menghapuskan maklumat dalam computer, kita perlu “erase” maklumat dalam hard drive tersebut.
kita perlu bertanggungjawab dengan setiap maklumat yang berada ditangan kita. Sekalipun maklumat itu adalah maklumat orang lain, kita perlu untuk menjaga sebaik mungkin, kerana ia adalah maklumat rahsia, sulit dan sebagainya.perlu untuk kita ketahui cara untuk lindungi maklumat-maklumat tersebut.
Jika anda baru ingin membuka perniagaan kami ada tip menarik untuk anda, klik link di bawah:
<< Elak 5 Kesalahan ini sebelum membuka perniagaan.
Artikel ini di tulis oleh :
Nama: Syahirah Zainal